Пресса о нас

0ФИЛОСОФИЯ ПЕРЕЕЗДА:

СДЕЛАЕМ ЭТО “ПО-УМНОМУ”

Екатерина ПЯТУНИНА

Подготовка нового помещения
Упаковываем и перевозим
Помощь профессионалов
 

Переезд офиса – явление, от которого не застрахована ни одна организация. Объяснение этой “скрытой угрозе” банальное, статистическое: договоры аренды заключаются стандартно на 1–3 года (для класса А – до 5 лет), а так как 90% отечественных предприятий рабочее пространство арендуют, то, по логике, большинство офисных обитателей уже должны в совершенстве овладеть методикой быстрого “пеленания” вещей в пузырчатую пленку и грамотного складывания имущества в картонные короба.

 ПОКОРЕНИЕ ПУСТЫХ СТЕН Если бы проблема переезда была страшна только разборкой и сборкой мебели, необходимостью паковать “рабочие материалы” и пробовать себя в роли грузчика… Все гораздо сложнее: первое время на новом рабочем месте может не хватать розеток, телефонных линий и даже – квадратных метров пространства для сотрудников отдела. Не говоря уже о “священной проблеме” выхода в Интернет. Подобные трудности могут затянуться на пару недель, а то и на месяц, парализовав рабочий процесс, – пока будут устраняться все “недоразумения” с электричеством и телекоммуникацией. Если навести порядок в новом помещении заранее, то две трети связанных с переездом проблем можно будет считать решенными.

 Стандартные советы собравшимся поменять место офисной дислокации выглядят следующим образом:

	Продумать схему размещения сотрудников, для того чтобы они потом не менялись местами. (Известны случаи, когда расселение сослуживцев, привыкших работать вместе, по разным кабинетам приводило к спаду производительности и даже к текучести кадров, – психологи объясняют это тем, что люди лишаются таких, казалось бы, мелочей, как похлопывание по плечу, обмен взглядами и улыбками, чаепитий и общих тем для разговоров, которые могут стать неизменной атрибутикой общения в сплоченных коллективах). Необходимо заранее согласовать расположение рабочих мест с сотрудниками. Благодаря этому можно “убить двух зайцев”: быстро расставить по местам мебель и сразу приступить к работе. Также согласно этой схеме прокладывается проводка (электрическая, телефонная, компьютерная).
	Заранее оговорить количество розеток на каждое рабочее место.
	Установить сроки подключения Интернета.
	Продумать установку телефонных линий (начиная с внутренних номеров и заканчивая схемой распределения звонков).

 Необходимо помнить, что времени на подготовку нового помещения уйдет достаточно много, потому что нужно будет сначала выбрать поставщиков услуг, заключить договоры, оплатить счета и т. д., поэтому готовиться к переезду лучше постепенно.

 При переезде большой организации обычно разрабатывают проект, под которым подразумевается отношение к переезду как к мероприятию с собственной спецификой, включающему в себя целый комплекс работ с началом, окончанием, поставленными задачами и полученными результатами и, безусловно, жесткими сроками и бюджетом. Под проект формируется команда из сотрудников компании. Если переезд “тянет” на такой проект (а это, как правило, всегда так и есть, потому что даже переезды одной компании не похожи друг на друга и не являются для офис-менеджера привычным, каждодневным видом деятельности), то дело остается только за тем, чтобы грамотно им управлять, – в цивилизованном мире это явление называется project management*.

Бизнес процесс переезда

НА НИЗКОМ СТАРТЕ

Новый офис ждет. Осталось с достоинством и уважением покинуть ставшие уже родными стены.

Необходимо действовать по строгому плану:

	составить список участников переезда, заказать для них пропуска на территорию старого и нового офиса;
	подготовить список транспортных средств, которые будут задействованы при переезде, обеспечить проезд транспорта к месту погрузки/разгрузки и стоянки;
	разослать всем сотрудникам памятки по упаковке личных вещей;
	заранее составить список перевозимого имущества – это пригодится и в случае, если к переезду придется подключить профессионалов, и при самостоятельном переезде.

 Следующий этап – упаковка, при которой нужно соблюдать следующие правила.

	Упаковывать по возможности все. Это, с одной стороны, позволяет избежать порчи имущества, с другой – предохраняет стены, полы и лифты офисного помещения от случайных механических воздействий при транспортировке вещей внутри помещения. Не обязательно упаковывать сейфы.
	В воздушно-пузырчатую пленку обычно упаковывают технику и мебель, а в короба документы и личные вещи.
	Документы, справочники, диски с ПО, специализированные журналы, архивы нужно собрать заблаговременно. Деловую информацию особой ценности лучше упаковать отдельно и, если есть возможность, доставить собственными силами, а не при помощи грузчиков или муверов.
	В поисках коробок не стоит возлагать большие надежды на окрестные магазины и ларьки. Картонные ящики, воздушно-пузырчатая пленка и скотч нужного “калибра” продаются, как правило, в организациях, предоставляющих профессиональные услуги по переезду, – чаще всего это мувинговые компании (о них пойдет речь ниже).
	Компьютер перевозится в коробке. Все комплектующие: монитор, системный блок, периферийные устройства (мышь, клавиатуру) – обычно стараются упаковать вместе.
	Картины, зеркала, лампы, прежде чем поместить в короба, следует запаковать в воздушно-пузырчатую пленку или специальные упаковочные одеяла. Для более надежной защиты зеркала можно обернуть в картонные листы, закрепить их скотчем.
	Важно не забыть снять ручки со шкафов и ящиков, чтобы не испортить мебель. Открученную фурнитуру нужно складывать в отдельные пакеты и приклеивать внутри шкафа, которому она принадлежит.
	Во избежание непоправимых для интерьера потерь, мебель надо разобрать буквально “по полочкам”, насколько это возможно. Дверцы и ящики необходимо склеить скотчем, чтобы они не открылись в момент перемещения, это сохранит не только целостность мебели, но и здоровье грузчиков. Для переноски крупных шкафов нужно использовать специальные такелажные ремни.
	Короба необходимо надписывать: наименование содержимого, ФИО сотрудника, которому принадлежат вещи, номер комнаты, из которой эти вещи перевозятся. Все это делается для того, чтобы не было путаницы при расстановке вещей на новом месте.
	Оргтехнику и компьютеры должны отключать специалисты (как правило, это системные администраторы).

При перевозке стоит учесть такие моменты:

	Погруженные в машину вещи рекомендуется привязывать и закреплять внутри салона. Это защитит имущество от падения, повреждений и разрушений тары.
	Погрузка в машину осуществляется с учетом массы и содержимого коробки: тяжелые коробки ставятся вниз, а с хрупкими и легкими вещами – наверх. При погрузке большое внимание уделяется маркировке коробок – это важно, например, при перевозке телевизоров, мониторов, плазменных панелей и т. п. Холодильник, упакованный в пузырчатую пленку и картон, всегда ставится вертикально. Все предметы погружаются компактно, с учетом распределения нагрузки на оси машины.
	Классический образ переезжающего – “в обнимку” с комнатным растением, будь то кактус, вьюн или пальма. Однако растения перевозить лучше не в руках, а в стандартны коробках. Если в коробке помещается несколько растений, то нужно для каждого из них сделать отдельную “комнату”, отгородив листовым картоном от соседних горшков, – это защитит и горшки от ударов, и растения от повреждений. Высоким растениям специалисты рекомендуют построить картонный “дом”, склеив с помощью скотча короб необходимой высоты и обернув его пленкой. Полость, образующуюся между растением и коробкой, можно заполнить упаковочной бумагой. Цветы погружаются в последнюю очередь или перевозятся отдельным транспортом.

Алгоритм самостоятельного переезда

Подготовка помещения нового офиса

 Если перемещения происходят из корпуса в корпус на территории одной компании, то в этом случае переездом будет командовать специальный административно-хозяйственный отдел, который предложит заполнить заявку на переезд. Типовые пункты заявки позволяют как минимум грамотно организовать перевоз оборудования. Имущество внутри помещения лучше всего перемещать на специализированных тележках “троллях” – это и удобно, и безопасно как для перевозимых предметов, так и для офисных стен.

 Любые перегородки можно вывезти: не только мобильные; но и стационарные. Правда, демонтаж последних лучше не производить самостоятельно, а доверить это дело профессионалам. Как правило, такую услугу предоставляют специализированные компании, занимающиеся обустройством офисов.

 Специалисты сравнивают демонтаж стационарных каркасных перегородок с прокруткой назад видеозаписи их сборки. Нужно помнить, что сначала с профилей снимаются декоративные планки (нащельники), потом вынимается остекление или непрозрачные панели, затем разбирается каркас конструкции, и все материалы, после соответствующей маркировки, упаковываются для перевозки.

 Однако для установки этих перегородок в другом месте потребуется новый проект, учитывающий специфику пространства. Специалисты отмечают, что при возведении системы перегородок заново удастся задействовать до 80% материалов, оставшихся от прежней конструкции. Порой возникает потребность состыковки привезенных перегородок с теми, что уже есть, но эта проблема легко решаема: конструкция каркасных перегородок предусматривает возможность крепления вертикальных стоек не только к стенам, но и к стойкам других систем. Единственное, что может омрачить процесс удачного монтажа, – стилистический и цветовой “разнобой”, который может возникнуть. Но подобные несоответствия также поддаются коррекции.

МУВИНГ В ПОМОЩЬ Сегодня проблему переселения можно решить силами мувинговых (от англ. to move – “двигать, передвигать”) служб, которые оказывают услуги по переезду и лучше любого сотрудника компании, пусть даже с самым инженерным мышлением, знают, как правильно открутить ручку у шкафчиков, разобрать стол и все это аккуратно упаковать.

 Настоящие профессионалы не нуждаются в объяснениях, с чем нужно обращаться осторожно и что и во что упаковывать.

Основная “трудность”, которая при сотрудничестве с мувинговой компанией ложится на плечи руководителя переезжающей фирмы, – это составить план размещения сотрудников и мебели (есть еще другие “трудности”: обеспечить беспрепятственный доступ сотрудников мувинговой компании и их транспорта на “старую” и “новую” территории, силами системного администратора отключить компьютеры и офисную технику). Муверы, согласно проекту, “организовывают” интерьер, ставят технику, вешают шторы, вывозят мусор (использованный упаковочный материал). Для уборки помещения после переезда могут порекомендовать клининговую компанию. Стоит отметить, что фирмы – партнеры мувинговых организаций, как правило, предоставляют в таких случаях скидку.

Рынок мувинговых услуг в России представлен филиалами зарубежных сетей, таких как Allied Pickfords, Crown Relocations, AGS, и рядом отечественных компаний, из которых на слуху “Деликатный переезд”, “Курье.ру”, “Русский экипаж”.

В основном стоимость переезда зависит от объема работ, также значение имеют условия перевозки, удобство подъезда, наличие лифта, этажность. Если считать “в рабочих местах”, то стоимость переселения офиса на 10 рабочих мест может колебаться в среднем от 20 до 25 тыс. руб. А если в кубических метрах – то от 500 до 2500 руб. за 1 м3. Некоторые компании предоставляют услуги только комплексно. Другие более демократичны: дают бесплатные консультации по самостоятельному переезду, держат при компании фирменный магазин, где торгуют упаковочными материалами (которые, кстати, стоят “копейки” – так, упаковка из 15 картонных коробов обойдется приблизительно в 29 руб., а 1 м2 пузырчатой пленки – 27 руб.), и предоставляют своих грузчиков и транспорт. Некоторые мувинговые компании могут бесплатно проконсультировать переезжающую фирму: какое количество упаковочных материалов ей понадобится, сколько нужно машин и как все лучше организовать. Если вы пользуетесь их услугами по переезду, то весь упаковочный материал предоставляется бесплатно.

 Считается, что стоимость услуг российских мувинговых компаний в 1,5–2 раза ниже, чем международных. На звание “элитного перевозчика” может претендовать организация с большим опытом работы, владеющая специальными технологиями по упаковке и транспортировке дорогостоящего имущества, способная довезти груз, ничего не повредив и не испортив.

В отличие от “серых” перевозчиков, профессионалы полностью, “от и до”, решают вопрос переезда. (Сопоставительные характеристики стоимости, качества и специфики услуг по переезду приведены в сравнительной таблице, предоставленной компанией “Курье.ру”.) Они оказывают помощь клиенту, начиная с момента планирования переезда и заканчивая обустройством в новом офисе.

 Не перепутать профессиональную мувинговую компанию с “серым” перевозчиком невозможно, если взять на вооружение несколько “опознавательных признаков” профессионалов.

 

	Профессиональные компании не практикуют повременную оплату и обычно имеют фиксированный тариф.
	Все риски компания, как правило, берет на себя, а стоимость переезда менеджер мувинговой компании, выехав на место, определяет бесплатно. При этом подсчет стоимости ведется “от объема”, т. е. менеджер определяет объем перевозимого имущества в кубометрах и назначает цену за единицу объема.
	Мувинговая компания не станет перевозить неупакованное имущество.
	Профессионалы перед упаковкой мебель демонтируют и после перевозки устанавливают на свое место.
	Мувинговые фирмы регламентируют в договоре ответственность, сроки и стоимость переезда. Качество услуг всегда гарантируется и подтверждается рекомендательными письмами. Проверить положительные отклики на предмет подлинности можно, попросив менеджера выслать списки клиентов.
	“Лакмусом” при выборе компании является соблюдение делового этикета. Обязательный признак надежной компании – доброжелательность сотрудников и их способность дать грамотную, высокопрофессиональную консультацию по всем вопросам переезда

 

Благодарим мувинговые компании “Деликатный переезд” и “Курье.ру” за предоставленную информацию и помощь в подготовке материала

В последнее время на отечественном рынке появились так называемые перевозчики бизнеса – парадокс, но официального “имени” у этого серьезного вида деятельности пока нет. Люди, владеющие искусством перемещения бизнеса из одного места в другое, берут на себя управление проектом. Они находят помещение, делают в нем ремонт, прокладывают электрические и коммуникационные сети, разрабатывают дизайн интерьера, приобретают необходимую мебель и оргтехнику, а также перевозят все необходимое имущество со старого на новый адрес. Результат работы: бизнес обратившейся к подобным услугам компании после небольшой паузы, а то и при полном ее отсутствии продолжает функционировать на новом месте при минимальном отвлечении человеческих ресурсов компании от основной сферы деятельности.

Об управлении переездом “Современный офис” подробно писал в № 5, 2006 “Переезд в новый офис: управление стихийным бедствием”.

 

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА (Татьяна ГРОМАК, руководитель отдела маркетинга мувинговой компании “Деликатный переезд”)

– Как самостоятельно рассчитать необходимое количество коробов?
– Самим это сделать достаточно сложно. Здесь требуется опыт. Надо иметь в виду, что короб нельзя полностью заполнять документами и папками, а то бывают случаи, когда люди “до отказа” набивают короб книгами, но вот поднять его потом становится просто невозможно. Как правило, на одно рабочее место уходит от двух до четырех коробов. Если офис решает переехать самостоятельно, наша компания, например, может бесплатно предоставить консультацию: сколько нужно упаковочного материала, машин, как лучше все организовать.

– Какие правила упаковывания надо знать?
– В воздушно-пузырчатую пленку обычно упаковывают технику и мебель, а документы и личные вещи складывают в короба. При упаковке монитора, перед тем как обернуть его в пленку, надо использовать лист картона для защиты экрана и закрепить его бумажным скотчем. Так же можно перевозить стекло – сначала обернуть картоном, затем пленкой. Если скотч будет соприкасаться с предметом, необходимо использовать бумажный, который не оставляет следов. А для того, чтобы закрепить пленку или заклеить короб, используется полиэтиленовый скотч.

– Каким образом можно закрепить мебель и вещи в машине?
– При переезде своими силами необходимо обратить внимание на то, чтобы транспорт был предназначен для перевозки мебели, – заказывать надо именно мебельный фургон, а не тентованную машину. Мувинговая компания, осуществляя переезд, предоставляет специальный транспорт. Он оборудован таким образом, что все предметы в нем будут закреплены, стенки фургона обиты ковролином, что позволяет бережно перевозить имущество

– Когда услуга мувинговой компании считается предоставленной?
– Мы не рассматриваем переезд как только перевозку имущества, мы начинаем помогать нашим клиентам с момента планирования переезда и заканчиваем обустройством в новом офисе. Услуга считается предоставленной, когда все сотрудники компании-заказчика на своих местах и офис работает в нормальном режиме. Безусловно, мы помогаем с планировкой помещений, поставками новой мебели, подключением техники, компьютерных сетей и Интернета. Конечно, эти задачи, в основном, решают наши постоянные партнеры, занимающиеся вопросами обустройства. Более того, организации, с которыми мы сотрудничаем, делают нашим клиентам скидку.

– Стоимость переезда зависит от расположения района?
– Отдаленность местонахождения района в Москве не влияет на стоимость услуг. Она может возрасти только в том случае, если адрес доставки находится за пределами Москвы

 

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА (Марат АБДУЛИН, специалист по организационному развитию компании "КУРЬЕ.Ру")

– Пользуясь услугами мувинговой компании, в каких случаях необходимо прибегнуть к страхованию?
– Есть два вида страхования: услуг и имущества. Страхование услуг – это полис, приобретаемый мувинговой компанией для страхования своих услуг на протяжении года. Страхование имущества – разовая страховка, приобретаемая только на время переезда. Как правило, мы советуем страховать то, что имеет высокую ценность. Наша компания может выступить в качестве страхового агента и застраховать имущество. Надо отметить, что мувинговые фирмы работают с рисками в нескольких направлениях.

Во-первых, это избежание риска путем упаковки имущества и маркировки каждого перевозимого предмета.

Во-вторых: страхование рисков, т. е. передача рисков страховой компании;
передача рисков заказчику или разделение рисков с заказчиком, т. е. возложение ответственности за некоторые события на заказчика; передача рисков подрядчику или разделение рисков с подрядчиком, т. е. вывод подрядчика напрямую на заказчика с условием отдельного контракта “заказчик – подрядчик”.Передача риска в основном используется тогда, когда ущерб риска является существенным, а вероятность его возникновения сравнительно невелика.

В-третьих, принятие риска на себя в случае повреждения при переезде (если появляется царапина на мебели, и требуется ремонт) – мы выполняем ремонт или выплачиваем компенсацию.

– Какие компании, как правило, прибегают к услугам профессионалов? Имеет значение размер компании или только ее доход?
– Есть такая закономерность: скромные компании – скромные объемы и суммы. Фирмы до 5 человек могут организовывать переезд самостоятельно, но если в компании одни женщины, тогда как быть? Я наблюдал за переездом фирмы, которая полагалась только на свои силы, – это был коллектив программистов. Упаковки не было, промаркировать свое имущество многие забыли. Коробки искали, где возможно. Они, конечно, все перевезли, но потом еще месяц выясняли, “у кого куда что пропало”. При работе с мувинговой компанией размер фирмы не имеет значения. С нами, например переезжают самые разные фирмы, и с каждой мы проходим полный цикл работ: от оценки до расстановленной по плану мебели на новом месте

 

	Западный  оператор	Российская мувинговая служба	Обычный  перевозчик
Сложность оценки стоимости переезда для клиента	низкая	низкая	Высокая
Стоимость работ	высокая	средняя	Низкая
Участие клиента в переезде	средняя	низкое	Высокое
Сохранность имущества	высокая	высокая	Низкая
Производственная мощность	высокая	средняя	Низкая
Вероятность завершения работ в срок	высокая	высокая	Средняя
Доля международных переездов	высокая	средняя	Низкая
Культура персонала	высокая	высокая	Низкая

РЕШЕНИЯ

	Переезд осуществим как минимум тремя способами: первый – своими силами “от и до”, второй – силами профессиональных перевозчиков, а именно мувинговых компаний, которые способны переместить организацию в новый офис без вашего участия, третий – своими силами и с частичным использованием услуг профессиональных муверов.
	Прежде чем переезжать, надо “познакомиться” с новым помещением, посчитать количество розеток, проверить, достаточно ли телефонных линий и не возникнет ли проблем с подключением Интернета.
	Составить схему размещения сотрудников, согласовать ее с ними. Эта схема позволит провести работы по прокладыванию проводки (электрической, телефонной, компьютерной) и облегчит процесс расстановки мебели.
	Если компания большая и переезд планируется серьезный, необходимо составить проект управления этим мероприятием, где будут поставлены сроки, обозначены задачи, оговорен бюджет и назначены исполнители.
	Картонные короба и необходимые упаковочные материалы продаются в компаниях, специализирующихся на перевозках, – это могут быть как мувинговые организации, так и фирмы, занимающиеся исключительно погрузочными работами и транспортировкой грузов.
	Во избежание порчи мебели, фурнитуру откручивают, складывают в пакет, его в свою очередь прикрепляют внутри соответствующего шкафа или стола. Дверцы и ящики склеивают скотчем, чтобы они не открылись в процессе перемещения.
	Технику отключать и подключать должны только специалисты.
	Компьютер и все его комплектующие: монитор, системный блок, периферийные устройства (мышь, клавиатуру) – обычно стараются разместить в одной коробке. Важно также защитить монитор листом картона.
	Заказывать необходимо мебельный фургон, а не тентованную машину.
	Погруженные в машину вещи надо привязать и закрепить внутри салона.
	Комнатные растения перевозят в картонных коробах; если в короб умещается несколько растений, необходимо отделить их друг от друга картонными перегородками (полость заполнить упаковочной бумагой). Короба с растениями грузятся в последнюю очередь либо перевозятся отдельным транспортом.
	При выборе мувинговой компании нужно помнить, что профессионалы переезда никогда не практикуют повременную оплату, имеют фиксированный тариф, считают стоимость
	“от объема”, заключают договор и соблюдают этикет делового общения (что можно диагностировать на уровне общения с оператором).

http://pro-office.ru