Пресса о нас

ВАРИАНТЫ Способна ли компания сама организовать переезд в новый офис? В принципе да. Но последствия подобной самодеятельности, как правило, непредсказуемы, особенно если фирма велика. Лучше обратиться в одну из специализированных компаний. На рынке их присутствует огромное количество. Предлагаются разные уровни цен и качества предоставитемых услуг. Условно все эти фирмы можно разделить на три группы: западные операторы, российские му-винговые службы и полупрофессиональные перевозчики. Первыми, в конце 1990-х, на наш рынок вышли зарубежные сетевые компании — Voerman International, Allied Pickfords, Ace International Moving, Crown Relocations. Они занимались международными переездами и перевозками имущества иностранных граждан, проживающих в России. Сейчас они предоставляют полный комплекс услуг, стоимость которых по-прежнему выше, чем у отечественных фирм. Стандарты выполнения работ приблизительно одинаковые. Разница лишь в специализации: иностранные компании чаще берутся за международные перевозки, российские больше преуспели в квартирных и офисных переездах по стране.

ДЕЛАЕМ ВЫБОР Как найти надежную фирму и не заплатить слишком дорого за ее услуги? Самый простой способ – обратиться к друзьям и коллегам. Если кто-то из них уже перевозил свой бизнес, они наверняка смогут порекомендовать пару хороших компаний. Другой вариант – провести тендер. Но для начала нужно определиться с критериями отбора. Во-первых, с ценой. Это всегда самый важный и зачастую болезненный фактор. Если бюджет ограничен суммой в несколько тысяч рублей, можно просто нанять грузовик и пару крепких парней. В данном случае вы должны быть готовы к тому, что всю ответственность за сохранность собственного имущества придется взять на себя. А на хрупкие плечи сотрудников лягут заботы по упаковке, сборке и демонтажу мебели. Если подобный вариант вас не устраивает и вы хотели бы разделить ответственность с перевозчиком, следует выбирать одну из компаний с более высокими ценами на услуги. Стоимость переезда в основном зависит от объема перемещаемого имущества. Второй, важнейший критерий – перечень услуг, которые предоставляет перевозчик. Низкие расценки часто свидетельствуют о том, что некоторые виды работ просто не выполняются. Следует внимательно изучить этот список и обратить внимание на то, какие упаковочные материалы используются, производится ли страхование имущества, осуществляется ли сборка и установка мебели после перевозки. Об основных моментах лучше узнать до подписания договора. И наконец, третий, по не менее важный вопрос – благонадежность фирмы. Многое определяется наличием рекомендаций. Кроме того, перед проведением тендера хорошо заглянуть на сайты выбранных компаний. Это поможет составить первое впечатление и, возможно, сузит круг претендентов. Здесь нужно быть осторожным. Все называют себя лидерами рынка и утверждают, что работают более 10 лет, хотя до 1999 года сферы профессиональных мувинговых услуг просто не существовало. Поэтому стоит обратить внимание как на оформление сайта, так и на качество информации. Компания, которая действительно имеет большой опыт, обязательно подтвердит его, разместив на сайте рекомендательные письма или список клиентов. Оцените прежних заказчиков, их размеры и уровень, и сделайте выводы. А еще – обратите внимание на описание процесса переезда. У вас должно сформироваться четкое представление о том, как все будет происходить.

ЦЕНА ВОПРОСА Офис-менеджер может самостоятельно прикинуть, сколько придется потратить на переезд, если ему известна стоимость перевозимого имущества. Чтобы узнать максимальный объем затрат на услуги мувинговой компании, нужно всего лишь взять 5% от этой суммы. Вообще, у каждой организации, вне зависимости от профиля деятельности, своя история. Со дня основания все фирмы непохожи друг на друга, а со временем различия только увеличиваются: найти два офиса с одинаковым имуществом невозможно. Поэтому мувинговые компании немного лукавят, когда вывешивают на своих сайтах информацию о стоимости перевозки офиса. Чтобы ее узнать, нужно хотя бы один раз переехать, тогда впоследствии вы будете ориентироваться на эту цифру. Чтобы более точно оценить стоимость и условия перемещения, ваш офис обязательно должен посетить менеджер мувинговой компании. Эта услуга всегда бесплатна. Но если вы, в силу тех или иных обстоятельств, не можете вызвать специалиста, просто позвоните и объясните ситуацию по телефону. И ни в коем случае не следует обращаться в фирму с почасовой оплатой услуг. Иначе подготовьтесь к тому, что их стоимость возрастет в несколько раз и вам придется доплачивать за каждый лишний шаг грузчика, сборку, демонтаж, упаковку мебели. Профессиональная мувинговая компания заранее назовет фиксированную цену, которая будет занесена в договор и включит в себя полный комплекс услуг по проведению переезда. Одним из факторов для окончательного выбора может стать стоимость перевозки одного рабочего места. Его объем составляет от 1,5 до 4 куб. м, а перевозка 1 куб. м оценивается от 500 до 1000 руб., отсюда разброс сумм: от 750 до 4000 руб. Однако необходимо помнить, что расчет за кубометр — всего лишь общепринятая система оценки стоимости услуг той или иной компании. Если просто умножить эту цифру на количество рабочих мест в офисе, результат получится ошибочным. Дело в том, что сюда не войдут архивы, комната отдыха, переговорная и т. д. В среднем сами рабочие места составляют 50-60% от перевозимого объема. Существуют и другие факторы, влияющие на конечную стоимость переезда. Среди них — отсутствие лифтов, неудобный подъезд к зданию, ведущийся в нем ремонт, дорогая мебель, сжатые или, наоборот, излишне растянутые сроки и др.

О НАДЕЖНОСТИ Безопасность при переезде – не только сохранность имущества фирмы. В это понятие входят и оперативность, соблюдение сроков и порядка при перевозке документации. Мувинговая компания должна гарантировать, что сотрудники офиса действительно смогут приступить к работе на следующий день после переезда. Она берет на себя планирование и составление графика работ, сборку/разборку и упаковку мебели, техники, документов, цветов, картин, предметов интерьера. В ее обязанности также входят маркировка всех вещей, их распаковка, расстановка, раскладка в новом офисе, вывоз использованной упаковки, навеска, помощь в обустройстве на следующий день после переезда.

ПРОЦЕСС Большинство перевозчиков декларируют, что, работая с ними, клиент получает качественный сервис, не будучи вовлеченным в сам переезд. Обращаясь в мувинговую компанию, заказчик перекладывает на ее менеджеров основные заботы: планирование ресурсов, координацию действий рабочих, экспедирование транспортных средств – да еще получает консультации на всех этапах. Но сотрудникам перемещаемой фирмы не удастся полностью отстраниться от дела. Во-первых, должен быть назначен ответственный за переезд. Во-вторых, нужно обеспечить допуск рабочих и въезд транспортных средств на территорию фирмы, получить разрешение на использование грузового лифта. В-третьих, необходимо предоставить план размещения рабочих мест в новом офисе. Каждый сотрудник должен самостоятельно упаковать личные вещи в коробку, специально маркированную мувинговой компанией. Если по каким-то причинам человек отсутствует в офисе, необходимо, чтобы это сделал кто-то из его коллег – грузчики не имеют права притрагиваться к личным вещам. Далее следует упаковать, отключить оргтехнику и компьютеры. Во время переезда нужно следить за ходом работ, уточнять требования, обеспечивать доступ в поме¬щения, решать вопросы с администрацией офисного центра. Может быть, придется составить письмо о выносе материальных ценностей.

ОПЫТ

Татьяна Громак, директор по маркетингу ЗАО «Деликатный переезд».
Безопасность переезда зависит от квалификации специалистов мувинговой компании. В России нет соответствующих учебных центров. Поэтому мы создали собственный, а также разработали стандарты выполнения работ и учебник по упаковке и сборке/разборке мебели. Каждый сотрудник узнает как о технических аспектах, так и о правилах коммуникации и поведения при переезде. Кроме того, весь персонал проходит ежеквартальную аттестацию. Мы создали и службу контроля качества. Координатор данного подразделения лично проверяет соответствие выполнения работ принятым стандартам и контролирует каждый этап проведения переезда. Любой возникающий вопрос клиент может решить с менеджером службы контроля качества. Безусловно, сохранность имущества обеспечивается и при помощи способа упаковки, соответствия правилам укладки вещей в фургоне. Используемый транспорт должен быть предназначен только для перевозки мебели и дополнительно оборудован специальными элементами. Среди них – системы крепежа и защиты имущества, устройства, позволяющие поддерживать температурный режим (он важен для перевозки комнатных растений, предметов искусства и антиквариата). Помимо этого, любая профессиональная компания материально отвечает за перевозимые вещи, что указано в договоре, а также предлагает услугу страхования имущества на время переезда.

Дальнейшие заботы по проведению переезда берут на себя сотрудники мувинговой фирмы. В назначенное время приезжают специалисты, которые будут проводить работы. Для предотвращения возможных повреждений пол и дверные косяки лучше защитить особым покрытием. В организованном порядке выполняется разборка, упаковка и маркировка мебели, личных вещей, оргтехники и документов. Собранные вещи грузятся в специально оборудованный транспорт. Серверы и телефонные станции отключаются непосредственно перед отправкой, что позволяет иметь доступ к каналам связи и информации до самого последнего момента. Оборудование готовится к транспортировке и перевозится с особой аккуратностью. Когда все имущество доставлено в новый офис, рабочие приступают к распаковке и сборке мебели. Вся мебель, оргтехника, предметы интерьера расставляются по своим местам согласно заранее подготовленному плану. Чтобы офис уже в день переезда был готов к работе, в первую очередь необходимо обеспечить возможность работы ключевых сотрудников, телефонную связь и подключение к локальной сети. Затем специалисты-муверы проводят работы по обустройству: мебель собирают и устанавливают, технику распаковывают и готовят к подключению, документы раскладывают по своим местам. Когда все готово, клиент осматривает перевозимое имущество и подписывает акт приема-передачи работ. Если есть какие-либо претензии, он указывает их. В этом случае представитель компании-перевозчика должен связаться с заказчиком и оперативно решить возникшие проблемы.

ОПЫТ

Марат Абдулин, специалист по организационному развитию компании – «КУРЬЕ.Ру».
Чтобы оценить возможность самостоятельного переезда, необходимо провести небольшой анализ внутри компании. Ясно, что все хотят сэкономить. Вопрос, на чем? Можно уменьшить сумму затрат, но в этом случае придется потратить собственное время и силы сотрудников, которые примут участие в переезде и выполнят непривычную для них работу. Предположим, у вас студенческий коллектив: все с энтузиазмом принимают перемены и готовы посвятить выходные этому делу. Тогда почему бы не осуществить задуманное своими силами, ограничившись заказом транспортных средств? Вот, на мой взгляд, идеальное сочетание, когда переезд своими силами может получиться. У вас небольшой офис с недорогой мебелью. В нем нет специального оборудования, громоздких и тяжелых предметов (сейфов, металлических шкафов и т. п.). Коллектив согласен выполнить работу грузчиков и потратить свой выходной день. Руководство фирмы считает возможным занять рабочее время сотрудников и готово взять на себя ответственность за возможную порчу, поломку и потерю вещей. Вообще, при переезде наибольшую опасность представляет именно повреждение имущества. Этого можно избежать, применяя высококачественные упаковочные материалы. При самостоятельном переезде они обычно не используются, поэтому заранее приготовьтесь получить испорченную мебель.

Профессиональные муверы страхуют свою ответственность, что позволяет не опасаться за порчу имущества в процессе транспортировки. Ремонт мебели, в случае необходимости, выполняет реставратор фирмы или другой нанятый ею специалист, а использованные упаковочные материалы забирают рабочие. Особо ценное имущество заказчик может застраховать. В некоторых случаях перевозчики предпочитают разделить риски со страховой компанией или с заказчиком. Этот прием используется в тех случаях, когда стоимость перевозимого имущества велика, а вероятность возникновения ущерба сравнительно мала. НА НОВОМ МЕСТЕ Практика показывает, что обживание офиса — процесс такой же мучительный, как и сам переезд. Обязательно появятся мелкие проблемы, которые нужно будет оперативно решать. Сотрудники подолгу выбирают себе рабочие места, устанавливается мебель, заново подключается техника. Кроме того, возникает масса других неприятных моментов, решение которых отнимает большое количество рабочего времени. В этом случае тоже приходят на помощь специалисты мувинговой фирмы. После переезда ее представитель должен обязательно связаться с заказчиком, узнать его мнение о проделанной работе. При необходимости в офис выезжает команда профессионалов, которые оперативно решат любую задачу для комфортного обустройства: помогут правильно организовать рабочие места, подключат оборудование, навесят жалюзи, установят экраны и перегородки, разберутся с нехваткой розеток. Словом, пользоваться услугами мувинговых фирм гораздо удобнее, чем решать проблемы самому, нанимая обычных грузчиков и грузовое такси. В результате удается сэкономить не только деньги компании, но и время и нервы сотрудников, которые не отвлекаются на бытовые заботы, а занимаются своим непосредственным делом.