Пресса о нас

   «Чтобы перевезти крупную компанию в новый офис за один день, нам потребовалось пять месяцев подготовительной работы». О нюансах организации эффективного пере­езда рассказывает менеджер проектов Лала Аскерова
 

   Как вы пришли в эту профессию? Изначально я работала в «Росинтере» — сегодня о крупнейшая в Москве сеть ресторанов. Когда срочно потребовалось освободить здание, где размещалась компания, я занимала должность начальника отдела по эксплуата­ции и, по решению руководства, возглавила комиссию по переезду. Перевозили 350 менеджеров среднего и высшего звена. Специфика «Росинтера» такова, что все рестораны (а на тот момент их было около 50) имеют общую компьютерную сеть, управление которой осуществляется из центрального офиса. Поэтому задача оказалась особенно сложной с технической точки зрения. Более того, необхо­димо было переехать за один день. В итоге подготовительная работа (включая поиски и ремонт нового, большего по площади помеще­ния) заняла пять месяцев. Это стало моим первым опытом и нача­лом моего обучения как менеджера проекта.

  Кто является основным потребителем этих услуг? Небольшие организации справляются с переездами самостоятельно. Органи­зации, которые в силу своей специфики регулярно открывают но­вые офисы, имеют штатных специалистов. Но многие компании, сталкиваясь с проблемой переезда, оказываются абсолютно непод­готовленными. В этом случае, как правило, выделяют куратора из совета директоров. И вот этот человек, не имея подобного опыта (и в дополнение к своим текущим делам), начинает заниматься переездом. Естественно, у него уходит в три раза больше времени, и качественной работы не получается.

  Но ведь можно обратиться в профессиональную мувинговую компанию? Конечно, но мувинговая компания оказывает гораздо меньший спектр услуг. Их задача — просто перевезти. В мои же обязанности входят поиск нового помещения, работа с арендодате­лем и подрядчиком, разработка дизайн-проекта, если необходимо — закупка новой мебели и т. д.
  С чего начинается работа над проектом? Вся подготовительная работа проводится до подписания контракта. Объем большой: оп­рос руководства и ведущих менеджеров, определение бюджета и сроков (к какому времени организация готова выехать и сколько времени может потратить на переезд). Эта информация мне нужна, чтобы понять, смогу ли я осуществить проект.

  В какой момент вы подписываете контракт и что происходит дальше? Как только есть предварительная договоренность с ру­ководством, я подписываю контракт, и начинается собственно ра­бота. Для того чтобы представить, что нужно компании, готовит­ся эскизный проект нового офиса. При этом я опираюсь на ин­формацию, полученную мной от сотрудников: количество рабо­чих мест, планируемое развитие компании, срок, на который пла­нируется снимать этот офис, и т. д. Эта работа — самая кропотли­вая, но она является залогом успешного результата. Затем я начи­наю поиск нового здания; в Москве на это уходит примерно ме­сяц. Еще месяц занимают переговоры с арендодателями. Одно­временно идут поиски генерального подрядчика, выполняется ра­бочий проект. Как только подписаны соглашения с арендодателя­ми, либо начинается этап строительства (когда это необходимо), либо помещение готовится к ремонту.

  А если компания переезжает в помещение с готовой отделкой? Тогда производятся соответствующие изменения по расстановке ра­бочих мест; на это нужно около месяца. Если же снимается помеще­ние под отделку — около двух месяцев. При аренде помещения под капитальный ремонт в счет аренды срок зависит от многих факто­ров. В том числе от генерального подрядчика, т. к. строительно-мон­тажные работы длительные, особенно при сложной отделке.
  Сколько времени уходит на решение технических проблем? Эти вопросы (ГГ-сеть, электрическая сеть, освещение, вентиляция) решаются в нашей стране довольно быстро, но не всегда точно по срокам. Средняя продолжительность работ по инженерии составля­ет примерно два месяца и выполняется после завершения строи­тельно-монтажных работ; очень редко есть возможность делать это параллельно. Часто возникают проблемы при взаимодействии с те­лефонными компаниями. Например, если организация оставляет старый номер телефона, нужно следить, чтобы в старом месте его вовремя отключили и подключили в новом офисе.

  Что происходит с мебелью? Прежде всего определяется количе­ство и качество мебели в старом офисе. На этом этапе я могу при­влечь мувинговую компанию. Мы подсчитываем количество пред­метов, делаем необходимые замеры, затем вычисляем стоимость перевозки, предусматриваем варианты продажи или складирования мебели. Обычно компании стараются приобретать в новое помещение новую мебель, но возможны варианты: подготовка офиса под старую мебель или поэтапная покупка новой. При по­купке мебели устраивается тендер. При выборе компании-постав­щика обращаем внимание на ее деловую репутацию, наличие именно той мебели, которая необходима, и сроки поставки. Это важно, поскольку не всегда удается рассчитать время таким обра­зом, чтобы поставка успела к переезду.
  Завершив работы над проектом, вы продолжаете дальнейшее сотрудничество с компанией? Как правило, определяется срок, в течение которого я работаю; возможна и дальнейшая поддержка этого проекта, но непродолжительная. В штате многих компаний есть офис-менеджеры или сотрудники административно-хозяйст­венных служб, которые вполне способны решать вопросы дальней­шего офисного обслуживания.

  Могут ли они сами организовать переезд? Офис-менеджеры в большей степени занимаются проблемами жизнеобеспечения офиса. Это закупка канцелярских принадлежностей, дозакупка мебели или оборудования, уборка, организация питания. Как пра­вило, у них нет опыта общения со строителями и работы с доку­ментацией такого рода. А моя работа совсем другого направления — речь идет практически о создании нового офиса.

  С кем вы общаетесь в компании-заказчике? Всегда по-разному. Часто это генеральный директор, финансовый директор либо чело­век, отвечающий за стратегию развития компании. На стадии уточ­нения задачи — ключевые менеджеры. Если это иностранная ком­пания, то, как правило, это директор по персоналу.
ОФИС ДЛЯ ИЗДАТЕЛЬСТВА «ГЕИМ~ЛЗНД» — один из последних проектов Лалы Аскеровой. Руководство издательства — креа­тивная молодежь — поставило задачу: новый офис должен способствовать решению стратегических задач компании: увеличению штата, росту оборота, дальнейшему развитию. С точки зрения имиджа это должен быть офис нового типа: прогрессивный, активный и молодеж­ный. Выбор архитектора-дизайнера оказался делом непростым и длительным. В конечном счете остановились на предложении шведского архитектора. До этого он не работал с российскими заказчиками, и с его стороны это также был своего рода эксперимент. Сотрудничество оказалось успешным: проект яркий, функциональный и довольно экономный по бюджету.

 

Редакция благодарит компанию "Курье.ру" за помощь в подготовке материала

 

BUSINESS MOVER 'Moving a large company into its new office in the course of a single day required five months' preparatory work...1 Project manager Lala Askerova tells us about the nuances of how to organize a successful move
  How did you come to this profession? My firstjob was at Rosinter, which is at present the largest restaurant chain in Moscow. The need for a move arose when we had urgently to leave the building. Iwas appointed the head of the moving committee. The task involved moving 350 senior and middle managers. Rosinter was structured in such a way that all its restaurants shared the same computer network, which was situated in the central office. The move was difficult from the technical point of view. And it had to be completed in the space of a single day. The preparations took five months. This included selecting a new building, redecoration work, and the move itself. This marked the beginning of my training as a project manager.

  Who are principal consumers of your services? Small companies organize their own moves. Companies whose line of business is such that they constantly have to open new offices have their own employees whose job it is to take care of moves. But a large proportion of companies periodically have to move to new offices but lack the preparation needed to handle this task. E.g., they appoint a person —- usually from the Board of Directors — to curate this process. It takes three times longer than necessary and the result is often unsatisfactory.

  But these companies could call in a professional moving company? Yes, of course, they could. But moving companies move stuff simply. My duties include looking for new premises, working with landlords and contractors, developing design projects, buying new furniture if necessary, etc.

  With what do you start your work on a project? All the preparatory work has to be done before the signing of the contract. There's a lot of preparatory work: canvassing of opinions of directors and leading managers, determination of budgets and deadlines. This is information I need in order to understand whether I can carry out the project.

  At which moment do you sign the contract and what happens afterwards? As soon as there is a preliminary agreement with senior management, I sign the contract and work begins. In order to understand what a company needs, a sketch has to be made of the new office. This must take into account information I've received from the company staff (the number of workspaces needed, etc). Then I begin looking for a new building. In Moscow this requires about one month. Another month goes on talks with landlords. Parallel to this, I look for a general contractor and architectural drawings are executed. As soon as agreements are signed with the landlords, construction begins, if necessary, or the office is prepared for renovation.

  What if a company moves into an office which has already been renovated? Then appropriate changes are made to the layout of workspaces. This takes about a month. If an office is rented without enovation, the process takes around two months. If an office is rented with the purpose of conducting capital renovation in lieu of rental payments, in this case the time needed depends on a lot of factors.

  How much time goes on resolving technical problems? Problems involving utilities can be dealt with quickly, but not always to deadline. The average length of time spent on utilities systems is about two months. This is work that is done following the completion of construction and installation; very rarely can it be conducted simultaneously. Another type of problem while moving involves coordination with telephone companies.

  What happens with furniture? Firstly we determine the quantity and quality of furniture in the company's old office. At this stage I may hire a removal company. We count the number of pieces, take measurements, calculate the cost of moving it, so on. Companies usually try to furnish their new office with new furniture, but it's possible to use the old stuff or to buy new items gradually. When buying new furniture, we establish a tender.

  When you finish working on a project, is that the end of your collaboration with a company? Usually, we set a time limit during which I am to work on a project. 1 may continue providing support, but not for very long. Many companies have office managers or administrators on their staff who are quite capable of resolving daily problems to do with servicing their offices.

  Can these peopie organize a move themselves? Office managers deal with everyday matters such as buying in stationery, buying extra bits of furniture, office cleaning, organizing the catering, etc. They have no experience of working with builders or with construction documents. The work I do is of a different kind — a new office is almost created.

  Whom do you speak with in the client company? It can often be a General Director, CFO or a person who is responsible for the company development. At the stage of task specifications it is top managers. In a foreign company it is usually a HR Director,

 

 OFFICE FOR GAME-LAND (Publisher) is one of Lala Askerova's most recent projects. GAME-LAND'S creative young directors wanted to move into a new office that wouid help in achieving the company's strategic goals: increased turnover, further development, and growth in number of staff. From the point of view of image, this had to be an office of a new type — progressive, active, and youth-oriented. Choosing an architect/ designer proved a lengthy and complicated process. The choice was a Swedish architect for whom this was his first experience of working with Russian clients (for him too this was a kind of experiment). The collaboration turned out the project into bright, functional, and relatively low-cost.
 

http://interior.ru/