Теория переезда или как сделать это по-умному

Каждой компании рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью организации переезда офиса. Неизбежность этой, до поры до времени, «скрытой угрозы» объясняется довольно просто - для этого достаточно изучить статистические показатели за несколько последних лет.

А статистика показывает, что обычно срок стандартных договоров аренды равен одному-трем годам (до пяти лет – для класса А). Если обратить свое внимание и на тот факт, что порядка 90 процентов отечественных производств арендуют свое рабочее пространство, то будет логично предположить, что большая часть офисных жителей должны уверенно применять на практике методики по быстрой упаковке предметов в специальную пузырчатую пленку и по грамотному складыванию в картонные короба офисного и личного имущества.

Освоение пустых помещений

Все было бы гораздо проще, если проблемы, связанные с офисными переездами компаний ограничивались лишь монтажом/демонтажом мебели, необходимостью упаковки рабочей документации и выполнением погрузочно-разгрузочных работ. Однако на деле все оказывается намного сложнее: первоначально к новому рабочему месту могут быть не подведены телефонные линии и иные необходимые коммуникации. Вероятна и нехватка на новой площади квадратных метров для офисных работников. От «священной проблемы» Интернет доступа также никто не застрахован. На устранение подобного рода трудностей может уйти не одна неделя, а порой и целый месяц. Как следствие - полный паралич налаженного рабочего процесса, который затянется на неопределенный период, в течение которого будут ликвидироваться все крупные и мелкие «недоразумения», связанные с телекоммуникацией, электричеством и другими вещами, без которых невозможно восстановить нормальное функционирование офиса. А ведь если заранее озадачиться наведением порядка в помещении нового офиса, то большей части проблем, вызванных переездом/перевозкой, можно будет избежать.

Набор стандартных советов, предназначенный для всех принявших решение о смене места дислокации своего офиса, будет выглядеть примерно так:

Постарайтесь предварительно подготовить схему расположения рабочих мест всех офисных работников, чтобы избавить их от последующих утомительных перестановок мебели и оргтехники. Случалось, что разделение по разным кабинетам сослуживцев, привыкших всегда работать вместе, влекло спад производительности труда и даже увеличивало текучесть кадров. По мнению психологов это объясняется тем, что в данном случае человек лишается таких, на первый взгляд ничего не значащих, но привычных мелочей, как одобрительное похлопывание коллеги по плечу, обмен многозначительными взглядами и дружескими улыбками, совместные чаепития и «умные» разговоры на общие темы, которые являются неизменными атрибутами общения в коллективах, объединенных одной задачей и целью. Следует предварительно согласовать порядок распределения рабочего пространства с сотрудниками. Такой подход будет способствовать получению двойного результата: поможет быстрой расстановке мебели по местам и восстановлению прежнего рабочего ритма. По этой же схеме осуществляется прокладка проводки (электрической, телефонной, компьютерной).

Следует заблаговременно определиться с количеством розеток для каждого рабочего места.

Постарайтесь заранее выяснить и сроки подключения к Интернету.

Также необходимо детально продумать размещение телефонных линий в офисе, первоначально разобравшись с размещением внутренних номеров и закончив этот процесс составлением схемы распределения всех поступающих звонков.

Следует не забывать о том, что на обустройство нового помещения потребуется немало времени, так как сначала будет нужно выбрать подходящего поставщика услуг переезда, заключить с ним соответствующие договоры, произвести своевременную оплату счетов и выполнить множество других необходимых формальностей. Именно по этим причинам готовиться к перевозке-переезду офиса лучше заблаговременно, без лишней суеты.

Во время переезда компании с большим штатом, как правило, разрабатывается специальный проект. При составлении подобного проекта, подразумевается и соответствующее отношение к намеченному офисному переезду, как к ответственному мероприятию, со сложной собственной спецификой. Данное мероприятие включает целую совокупность работ с определением их начальной стадии, окончания, постановкой конкретных задач и фиксацией итоговых результатов, установления конкретного бюджета и четких сроков. Для руководства проектом из сотрудников компании формируется специальная команда. Если предстоящий переезд/перевозка "тянет" на подобного рода проект (что, как свидетельствует практика, происходит практически всегда, так как даже переезды офисов, организуемые одной компанией, отличаются между собой и для офис-менеджеров не являются каждодневным, привычным занятием), то дело остается за малым - управлять им грамотно. В цивилизованном мире подобная деятельность именуется project management*.