Время от времени практически каждая компания решает сменить месторасположение собственного головного офиса. Следует помнить, что переезд офиса является очень сложным испытанием для коллектива практически любой организации. Планируя переезд офиса, большая часть отечественных компаний решает воспользоваться услугами специализированных мувинговых организаций, сотрудники которых обладают необходимым опытом и квалификацией. Специализированные организации в состоянии грамотно организовать сам процесс переезда, а также обеспечить необходимое количество упаковочного материала. Работники мувинговых фирм, благодаря накопленному опыту, в состоянии гарантировать сохранность всего перевозимого имущества и документов.


Особенности планирования переезда офиса


Самым ответственным этапом является процесс планирования всего процесса переезда, который включает в себя утверждение плана-графика, который отражает точные даты и сроки выполнения каждого отдельного действия. Практика показывает, что правильно составленные план-графики дают возможность осуществлять контроль каждого этапа работа, что, в свою очередь, позволяет более эффективно заниматься распределением времени и ресурсов.

На следующем этапе следует составить план расположения рабочих мест, а также оргтехники и мебели, предназначенной для общего пользования. В процессе разработки этого плана, необходимо сделать так, чтобы разные отделы компании могли осуществлять взаимодействие друг с другом.

Перед началом переезда, для того чтобы избежать каких-либо проблем, необходимо проинформировать об этом не только сотрудников, но и постоянных клиентов компании путем рассылки специальных писем. Каждому работнику необходимо предоставить специальную памятку, которая должна состоять из следующих пунктов:

  1. Сроки начала и окончания переезда.
  2. Новый адрес расположения офиса компании.
  3. Задачи, которые ставятся перед каждым сотрудником в процессе и после окончания переезда офиса.переезд - нелегкое дело

Сотрудники при подготовке офисного переезда обязаны собственными силами упаковать все свои личные вещи в специальные коробки, которые обычно предоставляет мувинговая компания. Следует помнить, что каждая вещь должна обладать определенным типом упаковки и соответствующей маркировкой.

Подготовка к переезду является очень ответственным этапом, от качества проведения которого напрямую зависит оперативность выполнения всех работ. План подготовки в обязательнмо порядке должен отображать дату завершения переезда, чтобы заблаговременно проинформировать потенциальных клиентов о времен открытия офиса на новом месте.