Процесс переезда из одного офиса в другой обладает целым рядом особенностей, которые следует учитывать в обязательном порядке. Как правило, переезд офиса компании состоит не только из транспортировки офисной мебели, но тяжелых сейфов и довольного дорогой оргтехники. Также процесс переезда серьезно осложняется из-за необходимости перевозить огромное количества разнообразной документации.
Для того, чтобы офисный переезд прошел без лишних проблем, то необходимо заранее выполнить следующие действия:
1.Составить список сотрудников, которые будут принимать участие в процессе переезда. Независимо от того, пользуетесь ли вы услугами специализированной организации или осуществляете переезд собственными силами, следует в обязательно порядке назначить людей, которые будут отвечать за перевозку. Так, например, бухгалтеру рекомендуется доверить перевозку финансовой отчетности, системному администратору транспортировку офисной техники и т.д.
2.Все коробки с вещами должны быть в обязательном порядке промаркированы. На них должен быть номер кабинета и данные работника, которому принадлежат вещи.
3.Если вы решили осуществить переезд собственными силами, то следует заранее запастись упаковочными материалами, скотчем и т.д.
4.Важные документы, а также электронные носители с базами данных и архивами рекомендуется рассортировать по типу и предварительно упаковать. Транспортировать это вид грузов лучше всего отдельно от остальных, для того, что в процессе перевозки он не затерялся.
5.Транспортировки и упаковке ценных вещей рекомендуется уделять особое внимание. Офисную технику следует упаковывать в заранее приготовленные коробки. Мониторы нужно упаковывать при помощи листов картона и специальной пленки. Отключать всю оргтехнику от сети должен специалист, обладающий необходимым опытом работы.
6.Необходимо заранее создать план расположения всей мебели и рабочих мест в новых помещения. Это даст возможность серьезно сократить время при переезде. Кроме того, следует заранее создать схему кабелей и электрической проводки.
7.Если вы собираетесь осуществлять переезд в несколько этапов рекомендуется заранее оборудовать несколько помещении в которых можно начинать работать до того, как переезд полностью завершиться.
8.Следует заранее предупредить всех своих постоянных клиентов и партнеров по бизнесу о новых номерах телефона и адресе. Также разместите эти данные в справочных изданиях и соответствующих сайтах.